По порядку рассчитайсь!

При проведении инвентаризации в торговых точках неизбежно возникает множество вопросов: как готовиться к этой проверке, как оценивать результаты, как оптимизировать сам процесс… Сегодня мы расскажем о том, как подготовиться к инвентаризации и провести ее с минимальными потерями для магазина.

Итак, инвентаризация – мероприятие важное: она позволяет оценить работу магазина, убедиться в точности учета имущества. Насколько часто надо проводить ее и в каком объеме, решает непосредственно руководство компании, но вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным.

Нормативные документы о проведении инвентаризации

Статья 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:
· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
· при смене материально-ответственных лиц;
· после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара;
· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
· при реорганизации предприятия.

Кроме того, в соответствии с пунктом 1.6 приказа Минфина от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» при коллективной материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем приступить к самому процессу инвентаризации, необходимо создать комиссию, в составе которой будут руководитель компании или его заместитель, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений. Кроме того, в состав комиссии включаются представители службы безопасности, логистики и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита компании либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссии входит определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроков проведения проверки.

Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23 (Приложение 1 к «Методологическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).

Руководитель компании должен создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.

Рекомендация

Внимание! Чтобы достоверно подсчитать товар с минимальными допустимыми ошибками, рекомендуем сгруппировать товар по видам в одной зоне, как в торговом зале, так и в подсобках и вынести максимально возможное количество товара в зал для продажи.

Специалисты рекомендуют проводить полную инвентаризацию примерно раз в месяц (самое большее – раз в квартал), а частичную – по определенным группам товаров – ежедневно.

Обратите внимание, что периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. Например: риск недостач шоколадных конфет в больших коробках намного ниже, чем риск недостач шоколада. Так что, соответственно, товары можно разделить на группы по степени риска, и для каждой группы установить свою периодичность — ежедневно, один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.

Частичная инвентаризация

В режиме частичной инвентаризации в опись вводятся учетные остатки по отдельным выбранным позициям товаров на складе.
Во время проведения этой инвентаризации можно не прекращать процесс торговли.

Основанием для проведения частичной инвентаризации может быть расхождение между реальными остатками товаров и остатками, числящимися в информационной базе в межинвентаризационный период, которые могут возникнуть по разным причинам:

- хищение товара покупателями;

- административные ошибки (пересортица и превышения);

- естественные причины (для продуктов питания — усушка, утруска).

Объединить результаты частичных инвентаризаций можно при помощи отчета «Сверка инвентаризаций».

Рекомендуемые правила проведения частичной инвентаризации

Руководитель:

- Выбирает время и день с наименьшей реализацией товара.
- Определяет местонахождение инвентаризуемого товара в зале и на складе подсобного помещения.
- Определяет задержку по времени, необходимую для обслуживания покупателей, у которых инвентаризуемый товар может находиться в корзинках.
- Дает указание на снятие касс (снять Z-отчет и загрузить информацию в товароучетную систему).

Бухгалтер:

- Проверяет полноту прихода и расхода товаров данной группы (товар, поступивший во время инвентаризации, нужно разместить отдельно и подписать: «Поступило во время инвентаризации». Товар не считать!). В накладной на товар, поступивший во время инвентаризации, нужно указать карандашом «Оприходовать после инвентаризации».

Оператор:

- Заносит результаты подсчета фактического наличия товара в документ «Инвентаризация».
- Распечатывает сверку наличия остатков и проверяет правильность ввода информации (можно выборочно проверить информацию о товарах, сумма недостачи по которым вызывает сомнение).
- Вносит исправления и повторно проводит документ.
- Предоставляет результаты инвентаризации для утверждения руководителю торговой точки.
- Подписанную инвентаризационную опись передает в бухгалтерию для подведения итогов инвентаризации.
Товар можно продавать сразу после подсчета.

Полная инвентаризация

В режиме полной инвентаризации в опись сразу будут автоматически введены учетные остатки товара по складу. Для проведения полной инвентаризации в торговой точке необходимо прекратить торговлю, а в описи зафиксировать текущие остатки, затем выполнить подсчет реальных остатков и занести их в ведомость.

Полную инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволит без сбоев и без нарушения торгового процесса провести необходимую проверку.
Если магазин имеет большой ассортимент товаров и инвентаризацию ассортимента провести в ночное время невозможно, то следует работать с каждым отделом в разное время, а в завершение объединить результаты и сделать общую сводку.

Проведению инвентаризации предшествует серьезная подготовительная работа, в том числе и по подготовке документации. Так, до начала фактической проверки имущества комиссия должна получить последние приходные и расходные отчеты о движении товара и финансовых активов. Председатель комиссии (директор магазина, его зам или главный бухгалтер) визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.

Затем необходимо сделать сличительные ведомости – их составляют на товары, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных (см. ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»). В таких документах отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей. Все суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели описей и сличительных ведомостей.

Напомним, что на товарные ценности, которые не принадлежат вашей компании и при этом числятся в бухгалтерском учете, (находящиеся на ответственном хранении, арендованные), составляются отдельные сличительные ведомости. Они могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную (см. приложение 18 к «Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).

Приложение 18 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей"

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей N________

Номер по порядку	Товарно-материальные ценности		Единица измерения		Результаты инвентаризации
	Наименование, вид, сорт, группа	Номенклатурный номер	Наименование	Код	Излишек		Недостача
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого___________ /_______/

Бухгалтер              ___________  _________________________

                        (подпись)     (расшифровка подписи)

 

Отрегулировано за счет уточнения записей в учете						Пересортица
излишек			недостача			излишки, зачтенные в покрытие недостач			недостачи, покрытые излишками
количество	сумма, руб.	номер счета, статьи, заказа	количество	сумма, руб.	номер счета, статьи, заказа	количество	сумма, руб.	порядковый номер зачтенных недостач	количество	сумма, руб.
10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20

С результатами сличения ознакомлен:

     Материально-ответственное лицо  ___________  _______________________

                                       (подпись)    (расшифровка подписи)

 

                                      форма N инв-19 по ОКУД                                                            

Организация_________________________________________ по ОКПО                                                           

Структурная единица организации_____________________                                                                   

Основание для проведения инвентаризации:             Номер 

приказ, постановление, распоряжение   (ненужное зачеркнуть)                               

Дата начала инвентаризации     

Дата окончания инвентаризации                                                           

 

	Приходуются окончательные излишки			Окончательные недостачи
порядковый номер зачтенных излишков	количество	сумма, руб.	номер счета	количество	сумма, руб.	количество	сумма, руб.	количество	сумма, руб.
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

 

Сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19)

Применяются для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).

Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).

Как проводить инвентаризацию?

Шаг 1. Руководитель предприятия издает приказ о создании инвентаризационной комиссии.

Шаг 2. Комиссия готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает:

а) зоны инвентаризации;
б) сотрудников, которые будут проводить пересчеты в указанных зонах;
в) временные рамки проведения пересчетов в каждой указанной зоне.

Шаг 3. Руководитель предприятия утверждает план проведения инвентаризации.

Шаг 4. Руководитель предприятия издает приказ о прекращении на время проведения инвентаризации:

а) перемещений товара внутри складских подразделений;
б) перемещений товара на другие предприятия;
в) отгрузки товара клиентам.

Шаг 5. Руководитель предприятия издает приказ о составе рабочих (счетных) комиссий, согласно плану проведения инвентаризации.

Шаг 6. Инвентаризационная комиссия готовит описи товарно-материальных ценностей.

Шаг 7. Председатель комиссии получает у материально-ответственных лиц расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ТМЦ, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Шаг 8. Инвентаризационная комиссия проводит инструктаж сотрудников, назначенных приказом в рабочие (счетные) комиссии по проведению пересчетов и заполнению инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей.

Шаг 9. После проведения пересчета комиссия проверяет правильность заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. При отсутствии замечаний данные вносятся в программу обработки инвентаризации. Если же обнаружены какие-то недочеты, члены счетной комиссии совместно с членами инвентаризационной комиссии проводят повторный пересчет товара.

Шаг 10. В случае обнаружения расхождений между данными пересчета и учетными данными определенных позиций товара инвентаризационной комиссией готовятся инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей для повторного пересчета.

Шаг 11. Согласно инвентаризационным описям товарно-материальных ценностей рабочей (счетной) комиссией проводится повторный пересчет товара.

Шаг 12. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. При отсутствии замечаний по заполнению данные вносятся в программу обработки инвентаризации. Иначе проводится повторный пересчет товара.

Шаг 13. По итогам проведения второго пересчета инвентаризационной комиссией готовятся сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Шаг 14. Все документы по инвентаризации передаются инвентаризационной комиссией в бухгалтерию предприятия для дальнейшей обработки.

Шаг 15. В случае обнаружения расхождений между результатами инвентаризации и данными бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии могут выступить с инициативой проведения контрольной проверки результатов инвентаризации.

Шаг 16. Руководитель предприятия издает приказ о создании комиссии по проведению контрольной проверки результатов инвентаризации.

Шаг 17. Комиссия составляет акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей и проводит контрольные пересчеты товара. Результаты согласуются со всеми членами инвентаризационной комиссии и заносятся в журнал учета.

Приложение 8 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей"

                        Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей N______

форма N инв-3 по ОКУД                               

Организация_________________________________________ по ОКПО

Структурная единица организации_____________________       

Основание для проведения инвентаризации:            

Номер, приказ, постановление, распоряжение (ненужное зачеркнуть)                              

                            Дата начала инвентаризации     

                            Дата окончания инвентаризации                                                                 

 

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально-ответственное(ые) лицо(а):

     ___________________  ____________________  _________________________

         (должность)           (подпись)           (расшифровка подписи)

     ___________________  ____________________  _________________________

         (должность)           (подпись)           (расшифровка подписи)

 

Номер по порядку	Товарно-материальные ценности		Единица измерения		Цена, руб.	Фактическое наличие		По данным бухгалтерского учета
	Наименование, вид, сорт, группа	Номенклатурный номер	Наименование	Код по СОЕИ		Количество	Сумма, руб.	Количество	Сумма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Итого___________________________________
 

Итого по описи: количество

                порядковых

                номеров__________________________________________________

                                           (прописью)

                общее

                количество

                единиц

                фактически_______________________________________________

                                           (прописью)

_________________________________________________________________________

                на сумму,

                руб.

                фактически_______________________________________________

                                           (прописью)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Председатель комиссии:____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)

Члены комиссии:       ____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)

                      ____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)

                      ____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)

 

     Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной  описи  с

N_______ по N________, комиссией проверены в натуре в  моем  (нашем) при-

сутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий  к инвентаризационной

комиссии не имею (не имеем). Ценности, перечисленные в  описи,  находятся

на моем (нашем) ответственном хранении.

 

Материально-

ответственное(ые)

лицо(а):              ____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)

 

                      ____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)

 

Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил:

 

                      ____________ ___________  _________________________

                      (должность)   (подпись)     (расшифровка подписи)